Administrar roles de usuario de WordPress

Si usted es la única persona que administra su sitio web, probablemente nunca haya tenido que pensar en los roles de usuario. Administrar roles de usuarios de WordPress es muy importante cuando hay más de una persona que necesita acceso o gestionar el back-end de un sitio web, tienda online o plataforma e-learning, y es allí es donde entran en juego los roles de usuario personalizados de WordPress.

¿Qué son los roles de usuario de WordPress?

Los roles de usuario de WordPress definen qué acciones puede realizar cada usuario en su sitio. Estas acciones se denominan capacidades. Por ejemplo, la capacidad de publicar una publicación de WordPress es una “capacidad”, mientras que la capacidad de instalar un nuevo complemento es otra “capacidad”.

Entonces, en un nivel simple, los roles de usuario son solo una colección de diferentes acciones ( llamadas capacidades ) que un usuario con ese rol puede realizar.

¿Por qué son importantes los roles de usuario de WordPress?

Los roles de usuario de WordPress son importantes porque te permite hacer lo siguiente:

• Ayuda a proteger su sitio web de WordPress asegurándose de que los usuarios no tengan acceso a cosas que no deberían tener. Por ejemplo, no desea que un usuario que no sea de confianza tenga la capacidad de instalar nuevos complementos en su sitio.
• Ayuda a definir sus flujos de trabajo. Por ejemplo, WordPress tiene roles de usuario preestablecidos que puede aplicar a los autores en su sitio para darles acceso solo a la funcionalidad que necesitan para escribir publicaciones de WordPress.

Roles de usuario predeterminados de WordPress

Cuando instala y configura WordPress por primera vez, encontrará que viene con un conjunto de roles de usuario predeterminados que puede seleccionar. Estos roles de usuario se definen de la siguiente manera:

Administrador

Este es el rol de usuario que se le asigna cuando crea un sitio web. El administrador se encuentra en la parte superior de la jerarquía, a menos que esté ejecutando una instalación multisitio. En la mayoría de los casos, solo hay uno y pueden acceder a todas las funciones del backend de WordPress, practicamanente es el súper administrador de un sitio web simple.

Los administradores pueden hacerlo todo. Este rol de usuario puede, en parte:

• Crear, editar y eliminar cualquier contenido
• Administrar complementos y temas
• Editar código
• Eliminar otras cuentas de usuario

Este usuario tiene acceso a todas las funciones de administración dentro de un sitio web de WordPress. Pueden agregar temas y complementos y realizar personalizaciones del sitio (incluida la edición de archivos PHP).

El administrador es el rol de usuario más poderoso y rara vez debe asignarse a otra cuenta. Si le das a alguien más este rol de usuario, esencialmente le estás dando las llaves de acceso total de tu sitio web. ¡Así que ten cuidado!

Editor

Como sugiere el nombre de este rol de usuario, un editor generalmente es responsable de administrar el contenido y, por lo tanto, tiene un alto nivel de acceso. Pueden crear, editar, eliminar y publicar tanto páginas como publicaciones, incluso las que pertenecen a otros usuarios creados dentro de tu sitio web.

Un editor también puede realizar comentarios moderados, administrar categorías y enlaces. Sin embargo, no pueden realizar cambios en todo el sitio, como agregar complementos y temas o instalar actualizaciones. En cambio, son responsables de supervisar el trabajo de los autores y colaboradores.

Autor

El rol de usuario de autor tiene menos permisos que los editores. No pueden editar páginas y no pueden alterar el contenido de otros usuarios. Además, carecen de cualquier tipo de capacidad administrativa.

Lo que pueden hacer es crear, editar, eliminar y publicar sus propias publicaciones, también cargar archivos multimedia. Esto deja bastante claro su papel: los autores son responsables de crear contenido y nada más.

Colaborador

El rol de usuario de colaborador es esencialmente una versión simplificada del rol de autor. Un colaborador solo puede realizar tres tareas: leer todas las publicaciones, así como eliminar y editar sus propias publicaciones. Esta función es bastante limitada, ya que no permite a los usuarios publicar publicaciones ni cargar archivos multimedia. Sin embargo, es ideal para creadores de contenido únicos y nuevos.

Suscriptor

Los suscriptores solo tienen una capacidad principal y su panel de WordPress suele ser increíblemente simple. Pueden leer todas las publicaciones en el sitio, así como administrar sus propios perfiles. Normalmente, cualquiera puede leer publicaciones sin que se le asigne un rol, por lo que no todos los sitios usarán esta opción. Sin embargo, resulta útil para sitios basados ​​en suscripción , en los que desea habilitar el acceso al contenido solo para ciertas personas.

Superadministrador

Este rol solo se aplica a las instalaciones multisitio: redes de sitios de WordPress conectados. El superadministrador es responsable de toda la red y puede realizar cambios de alto nivel, como agregar y eliminar sitios. También pueden administrar los usuarios, temas, complementos y más de la red. Como tal, su tablero se parece a un administrador normal.

Cuando hay un superadministrador, el rol de administrador regular se modifica un poco. Por ejemplo, los administradores regulares en las redes multisitio de WordPress ya no pueden instalar, cargar y eliminar temas y complementos, ni pueden modificar la información del usuario. Estas capacidades están reservadas para el superadministrador.

Como ejemplo de cómo interactúan estos roles, el superadministrador puede decidir qué complementos instalar en la red, y los administradores de sitios individuales solo pueden elegir si activarlos o no.

Roles de usuario personalizado en WordPress

Es posible que vea otras funciones de usuario en la lista. Esto depende si ha creado roles personalizados o si ha instalado complementos (plugin) que agregan nuevos roles para seleccionar. Por ejemplo si tienes WooCommerce tu gestor de tienda online favorito, te creará algunos roles de usuario como: Gestor de la Tienda, Cliente, Gerente de Ventas, entre otros. También puedes ver perfiles como Instructor, Estudiantes cuando implementes un complemento de e-learning.

¿Cómo crear un nuevo usuario en WordPress?

Para crear una nueva cuenta de usuario, dentro del panel de WP busque Usuarios > Añadir Nuevo en la barra lateral de administración.

Accederá a una página que le permitirá elegir un nombre de usuario y designar una dirección de correo electrónico. Con nuevas actualizaciones de WordPress puede establecer una contraseña para una nueva cuenta, se les enviará un enlace de restablecimiento de contraseña a la dirección de correo electrónico vinculada: allí, podrán decidir si van con la contraseña proporcionada (ya sea generada usted o WordPress), o crear uno nuevo.

El último paso antes de hacer clic en Añadir  nuevo usuario es seleccionar la función, rol o perfil del usuario deseado. De forma predeterminada, todos los usuarios nuevos se configuran como Suscriptores.

La mayoría de las veces, los roles de usuario predeterminados de wordpress serán más que suficientes para los diversos usuarios que se agregarán a un sitio web con tecnología de WordPress. Como se mencionó, mediante el uso de complementos especializados o incluso la modificación del código de un tema por parte de un usuario avanzado, uno puede crear más roles con sus propios permisos y capacidades, o ajustar lo que cada uno puede o no puede hacer.

Como siempre, tenga en cuenta para quién crea una cuenta de usuario y qué nivel de usuario les otorga.

¿Cómo administrar los roles de usuario de WordPress?

La administración de sus usuarios de WordPress se realiza en la pantalla Usuarios > Todos los usuarios. Es simplemente una lista de los usuarios actuales en su sitio. En la parte superior de la pantalla, puede ver un filtro con un desglose de los diferentes roles de usuario en su sitio. Debajo de esto, hay un par de menús desplegables para ayudarlo a administrar sus usuarios. Las opciones aquí son escasas, pero esenciales.

Puede eliminar usuarios de forma masiva y enviar un enlace de restablecimiento de contraseña. También debe modificar en masa los roles de los usuarios. Sin embargo, si pasa el cursor sobre un usuario y hace clic en el enlace Editar, como administrador tendrá acceso a todo su perfil.

¿Cómo aplicar roles de usuario de WordPress de forma correcta?

Comprender los distintos roles de los usuarios es importante, pero también lo es saber cómo aplicarlos correctamente dentro de su página web. Cada sitio es un poco diferente, pero aquí hay algunos consejos para hacer el mejor uso de esta característica.

• Otorgue a cada usuario solo el nivel de acceso que necesita. Esto es fundamental para la seguridad de su sitio web, por lo que nadie puede realizar cambios no aprobados o eliminar contenido accidentalmente.
• Mantenga limitado el número de roles de usuario de nivel superior. Una regla general sólida es quedarse con un administrador y algunos editores de confianza. El rol de autor se puede asignar a los creadores de contenido regulares que han demostrado su valía, y los escritores nuevos o únicos pueden simplemente recibir el rol de colaborador.
• Use complementos para personalizar sus roles de usuario. El sistema predeterminado es efectivo, pero puede beneficiarse de un complemento para mejorar su funcionalidad. Los complementos de roles de usuario le permiten crear sus propios roles especializados, con capacidades especiales, modificar los existentes y más.

Conclusión

La clave para gestionar un equipo eficaz es definir claramente el papel y las responsabilidades de cada persona. Afortunadamente, WordPress ofrece una forma integrada de hacer esto, mediante el uso cuidadoso de los roles de usuario de WordPress, donde puede mejorar la seguridad y la eficiencia en su sitio web o tienda online.

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